Fluxo de caixa
Entender
e Fazer o fluxo de caixa é um dos passos básicos de uma boa gestão financeira.
Apesar de
parecer tarefa simples, mas, ao iniciar o desenvolvimento de um fluxo de caixa,
surgem dúvidas e os erros aparecem. Assim, o gestor pode acabar desistindo de
manter o controle e dessa forma a empresa não usufrui dos benefícios que a
ferramenta oferece.
Por isso,
vamos mostrar como implementar a ferramenta gerencial e mantê-la de forma que
seja uma aliada para os bons resultados. O que você e sua empresa irão
aprender:
·
O que é o
fluxo;
·
Quais são
seus componentes;
·
Como
fazer;
·
O que é o
fluxo projetado e como fazê-lo;
·
O que é o
fluxo operacional;
·
O que é o
fluxo de financiamentos;
·
E como
utilizar essas ferramentas na gestão do negócio.
O que é exatamente o fluxo de caixa
São os
fluxos das entradas e saídas de dinheiro da empresa e demonstra a realidade
financeira do negócio, levando em conta todas as movimentações.
Quanto à
periodicidade, normalmente é mensal. Porém, o responsável pode decidir pela
consolidação dos saldos de acordo com as necessidades da empresa, podendo ser
diária, semanal, quinzenal ou mensal.
O que compõe o fluxo de caixa
A
ferramenta gerencial é composta por saldo inicial, entradas, saídas e saldo
final. Mas também pode-se adicionar o fator saldo operacional — o resultado
periódico das entradas menos as saídas.
A
diferença entre o saldo operacional e o final é que o primeiro demonstra o
resultado exato do período, enquanto o segundo revela o resultado histórico.
Assim, o responsável pode visualizar ambos os saldos e analisar o período
separadamente e em relação ao total e assim tomar decisões mais assertivas.
Entende
este exemplo de fluxo com ambos os saldos para o período de um mês:
·
Saldo
inicial: R$ 50 mil;
·
Entradas:
R$ 77 mil;
·
Saídas:
R$ 53 mil;
·
Saldo
operacional: R$ 24 mil;
·
Saldo
final: R$ 74 mil.
Neste
caso, percebe-se que o último mês sozinho representou mais de 25% do saldo
positivo acumulado historicamente e quase 50% do caixa acumulado até
anteriormente.
Em um
primeiro momento, é um excelente resultado, que indica que é necessário seguir
com as ações do período mostrado para manter os bons resultados, caso não tenha
sido apenas uma sazonalidade.
Como podemos fazer o fluxo de caixa
Temos
dois regimes de manutenção para registros financeiros: Regime de caixa e o Regime
de competência.
Para
fazer o fluxo de caixa utiliza-se o regime de caixa, mas o de competência
também é importante para manutenção de lançamentos e realização de análises
complementares por outros documentos.
Agora,
entenda como os regimes funcionam e como se diferenciam.
Regime de caixa
Neste
formato todas as entradas e saídas são registradas nos exatos dias em que são
efetivadas. Por exemplo, a empresa vende hoje para receber no mês seguinte e
apenas na data do recebimento registra-se o valor como entrada.
No regime
de caixa, mantém-se fielmente o histórico de movimentação do negócio, nenhum
número não efetivado é registrado. Por outro lado, ele deixa margem de erro na
visualização dos resultados por período.
Por
exemplo, em um mês de poucas vendas, mas com vários prazos de recebimento
nota-se que houve várias entradas e grande lucro. No entanto, na prática, não é
uma verdade sobre as operações — ainda que seja sobre as movimentações
financeiras.
Por esses
motivos, é necessário complementar este controle com demonstrações contábeis,
nas quais o regime de competência é aplicado.
Regime de competência
Aqui o
que determina a realização dos registros são os fatos geradores. Ou seja,
compras, vendas e despesas realizadas a prazo são lançadas na íntegra assim que
ocorrem e têm suas notas fiscais emitidas.
Com as
atualizações neste regime, o responsável sempre sabe corretamente o resultado
das operações feitas no período. Entretanto, o mesmo não ocorre com os
resultados financeiros, o que demanda também o acompanhamento via caixa.
Na
hipótese de uma venda parcelada ser feita e registrada por competência, ao
final do período o documento mostrará um valor de entrada que não existe na
totalidade em caixa. Então, se visualiza o fluxo em regime de caixa para que
não ocorra uma constatação errada das finanças.
Como podemos utilizar os dois regimes?
Veja duas
maneiras de sempre ter resultados financeiros confiáveis à mão utilizando os
dois formatos:
·
Acompanhar
os lançamentos pelo regime de competência no Livro Diário da contabilidade (ou
em outra forma de controle, Planilha por exemplo) e fazer o fluxo pelo regime
de caixa;
·
Visualizar
os resultados periódicos no Demonstrativo de Resultado de
Exercício (DRE) pelo regime de competência e manter o fluxo
normalmente.
É
necessário ter os registros disponíveis em ambos os regimes porque cada um
deles é utilizado em uma ocasião. Ademais, em algumas situações é preciso que
resultados lançados por caixa e competência sejam vistos simultaneamente.
Utilize para isso um software contábil ou uma planilha preparada para isso.
No geral,
ganha-se muito em qualidade analítica quando existe a possibilidade de
conciliar documentos de ambos os regimes para uma visualização geral e ao mesmo
tempo segmentada.
Documento complementar
Depois de
o responsável definir como será feito o acompanhamento complementar pelo regime
oposto ao do fluxo, basta iniciar.
O
primeiro passo é estabelecer a periodicidade. E o segundo é encontrar o ponto
de partida calculando as disponibilidades — dinheiro em caixa e contas
bancárias — ou visualizando-as na escrituração contábil.
A partir
disso, é preciso manter os lançamentos sempre em dia, apurar os saldos
operacional e final e analisar os resultados.
O que é o fluxo projetado
A projeção
do fluxo serve para que se tenha a previsão da situação futura da empresa em
relação a capital de giro e receitas e despesas.
Como fazer as projeções
Teoricamente,
é necessário apenas fazer lançamentos futuros e calcular os saldos. Mas, na
prática, alguns cuidados têm de ser tomados.
Pelo
regime de caixa, o faturamento projetado de vendas e serviços deve ser
registrado pelas parcelas classificadas como recebíveis. Já as despesas
previstas ainda não conhecidas podem ter os custos pagos anteriormente como
base para datas e valores das projeções, enquanto parcelas a pagar já
contraídas também entram no controle.
Por outro
lado, para o complemento pelo regime de competência, o negócio precisa utilizar
a receita de períodos anteriores como baliza para as previsões — não podendo
considerar recebíveis para isso. E ele é feito com os custos totais, sem levar
em conta dívidas já feitas a pagar em parcelas adiante.
Organizados
os formatos de manutenção dos lançamentos projetados, os demais procedimentos
são de registro e realização de cálculos. Por último, temos a comparação entre
valores previstos e realizados, uma das principais funções do fluxo projetado.
O que é fluxo operacional
O fluxo
operacional leva em conta apenas as movimentações relativas às operações da
empresa, como:
·
Vendas ou
prestações de serviços;
·
Folha
de pagamentos;
·
Compras
de materiais e produtos;
·
Pagamentos
de impostos.
Por isso,
a ferramenta não considera, por exemplo, gastos com telefone, manutenções
imprevistas do ativo e pagamentos de aluguel. Sua função é demonstrar
apenas os resultados gerados com negócios da empresa, como lucratividade
operacional e capacidade de geração de capital de giro.
O que é o fluxo de caixa de financiamentos
Este
fluxo é uma ferramenta específica para o controle de movimentações geradas por
aportes de capital na empresa, seja de investidores ou por meio de obtenção de
crédito.
Os
lançamentos da manutenção desse controle podem ser:
·
Crédito
tomado;
·
Capital
creditado à empresa por investidores;
·
Valores
pagos para amortização de capital tomado;
·
Juros
pagos na tomada de crédito;
·
Emissão
de debêntures;
·
Pagamento
de direitos aos compradores das debêntures.
·
Tipos de fluxo de caixa na gestão e como utilizar
Aplicar
as ferramentas apenas no controle das finanças e movimentações é desperdiçar
todo o potencial que elas têm, pois são muito úteis para a administração da
empresa na prática.
Assim
podemos definir;
Prever a necessidade de capital de giro
A
projeção do caixa permite que o gestor preveja a situação posterior de
receitas, despesas e saldos, e saiba se o capital de giro disponível
futuramente será suficiente.
Essa
previsão possibilita que, no caso de saldo baixo, algo seja feito com
antecedência, como uma tomada de crédito. Consequentemente, o negócio não acaba
se deparando com contas a vencer e sem dinheiro para pagá-las.
Identifique as despesas elimináveis
A atenção
a entradas e saídas que a realização do fluxo de caixa exige, além da
visualização delas, facilita que o responsável identifique gastos
desnecessários ou que podem ser pelo menos reduzidos.
Avalie os prazos concedidos aos clientes
Analisando
as movimentações o gestor pode perceber se os prazos concedidos aos clientes
não colocam em risco o cumprimento das obrigações.
Por
exemplo, a cada 30 dias é preciso pagar fornecedores, funcionários e demais
despesas fixas e variáveis. Na hipótese de a concessão de prazos estar deixando
o negócio sem capital para pagar tais obrigações quando elas chegam, é preciso
revê-los.
Avalie todos os descontos concedidos
Quando
vendas com desconto são feitas o correto é lançá-las integralmente e registrar
os descontos, como se fossem saídas.
Dessa
forma, fica mais fácil avaliar o impacto que eles geram no caixa e na
lucratividade da empresa, evitando que sejam concedidos descontos que colocam
em risco a saúde financeira sem que seja entendido pela empresa.
Identifique quando e mais vantajoso fazer uma negociação
com seus fornecedores.
É sempre
preferível pagar os fornecedores à vista ou no menor número possível de
parcelas. Porém, fazer isso pode não ser possível pelo fato de uma grande saída
ter potencial de deixar o caixa muito baixo.
Independentemente
do caso, fazer compras e negociar prazos não devem ser tarefas feitas sem dados
em mãos. É necessário ter um histórico financeiro do negócio confiável à
disposição para decidir quais valores se encaixam nele sem que o capital de
giro seja colocado em risco, tanto em pagamentos parcelados quanto à vista.
Cálculo do ponto de equilíbrio
O ponto
de equilíbrio da empresa ocorre quando as receitas e despesas são equivalentes no
período que foi analisado, chegando a zero de lucro. A partir disso tudo o que
é faturado representa faturamento líquido.
Tendo
todas as entradas e saídas, o fluxo é a ferramenta ideal para o negócio manter
o cálculo do seu ponto de equilíbrio sempre atualizado. Assim, o controle de
quanto tempo mensalmente as atividades demoram para cobrir os custos e gerar
lucro é mantido.
Com essa
medição, o responsável pode planejar ações para atingir o equilíbrio em menos
dias e, consequentemente, gerar lucro maior.
Acompanhe os indicadores
financeiros
Estabelecer
e acompanhar indicadores é fundamental para medir o
sucesso da gestão financeira e das ações relacionadas a setores diversos. E com
a ajuda do fluxo de caixa, os seguintes indicadores podem ser analisados, além
do próprio ponto de equilíbrio:
·
Ticket
médio: o valor médio de cada venda — revelado pela divisão do valor total de
entradas pela quantidade delas — é importante, por exemplo, para calcular o
custo médio de cada produto ou serviço vendido e avaliar a lucratividade das
operações individualmente;
·
Recebíveis:
ajudam o negócio a identificar clientes inadimplentes e analisar se a
realização do faturamento planejado está em sintonia com os gastos, não
comprometendo o saldo do caixa.
Manter controle sobre aportes e seus pagamentos
Ainda que todas as movimentações
relacionadas estejam na escrituração contábil da empresa e no fluxo de caixa, é
melhor contar com uma ferramenta própria para o controle das entradas e saídas
dessa natureza.
Veja as vantagens que o fluxo de
financiamentos apresenta:
·
Rápida
visualização dos custos de amortização e pagamentos de juros;
·
Facilidade
no cálculo do custo efetivo total do crédito, que engloba todos os pagamentos
feitos pela tomada de um capital de terceiro.
Auxílio na tomada de decisões
Além de
medir sucesso de ações e resultados finais, gerenciar uma empresa é também
tomar decisões acertadas por ela, responsabilidade constante de empresários.
Como foi
possível perceber, todas as ações acima, junto à mensuração de saldos, exigem a
tomada de decisões para que melhores resultados sejam alcançados ou erros sejam
corrigidos. E o fluxo, com suas projeções e seus tipos, permite a realização de
diagnósticos e fornece dados para que essas decisões sejam tomadas com bases
reais e confiáveis.
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Serrana – São Paulo
