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Fluxo de caixa

Entender e Fazer o fluxo de caixa é um dos passos básicos de uma boa gestão financeira.

Apesar de parecer tarefa simples, mas, ao iniciar o desenvolvimento de um fluxo de caixa, surgem dúvidas e os erros aparecem. Assim, o gestor pode acabar desistindo de manter o controle e dessa forma a empresa não usufrui dos benefícios que a ferramenta oferece.

Por isso, vamos mostrar como implementar a ferramenta gerencial e mantê-la de forma que seja uma aliada para os bons resultados. O que você e sua empresa irão aprender:

·         O que é o fluxo;

·         Quais são seus componentes;

·         Como fazer;

·         O que é o fluxo projetado e como fazê-lo;

·         O que é o fluxo operacional;

·         O que é o fluxo de financiamentos;

·         E como utilizar essas ferramentas na gestão do negócio.

 

O que é exatamente o fluxo de caixa

São os fluxos das entradas e saídas de dinheiro da empresa e demonstra a realidade financeira do negócio, levando em conta todas as movimentações.

Quanto à periodicidade, normalmente é mensal. Porém, o responsável pode decidir pela consolidação dos saldos de acordo com as necessidades da empresa, podendo ser diária, semanal, quinzenal ou mensal.

O que compõe o fluxo de caixa

A ferramenta gerencial é composta por saldo inicial, entradas, saídas e saldo final. Mas também pode-se adicionar o fator saldo operacional — o resultado periódico das entradas menos as saídas.

A diferença entre o saldo operacional e o final é que o primeiro demonstra o resultado exato do período, enquanto o segundo revela o resultado histórico. Assim, o responsável pode visualizar ambos os saldos e analisar o período separadamente e em relação ao total e assim tomar decisões mais assertivas.

Entende este exemplo de fluxo com ambos os saldos para o período de um mês:

·         Saldo inicial: R$ 50 mil;

·         Entradas: R$ 77 mil;

·         Saídas: R$ 53 mil;

·         Saldo operacional: R$ 24 mil;

·         Saldo final: R$ 74 mil.

Neste caso, percebe-se que o último mês sozinho representou mais de 25% do saldo positivo acumulado historicamente e quase 50% do caixa acumulado até anteriormente.

Em um primeiro momento, é um excelente resultado, que indica que é necessário seguir com as ações do período mostrado para manter os bons resultados, caso não tenha sido apenas uma sazonalidade.

Como podemos fazer o fluxo de caixa

Temos dois regimes de manutenção para registros financeiros: Regime de caixa e o Regime de competência.

Para fazer o fluxo de caixa utiliza-se o regime de caixa, mas o de competência também é importante para manutenção de lançamentos e realização de análises complementares por outros documentos.

Agora, entenda como os regimes funcionam e como se diferenciam.

Regime de caixa

Neste formato todas as entradas e saídas são registradas nos exatos dias em que são efetivadas. Por exemplo, a empresa vende hoje para receber no mês seguinte e apenas na data do recebimento registra-se o valor como entrada.

No regime de caixa, mantém-se fielmente o histórico de movimentação do negócio, nenhum número não efetivado é registrado. Por outro lado, ele deixa margem de erro na visualização dos resultados por período.

Por exemplo, em um mês de poucas vendas, mas com vários prazos de recebimento nota-se que houve várias entradas e grande lucro. No entanto, na prática, não é uma verdade sobre as operações — ainda que seja sobre as movimentações financeiras.

Por esses motivos, é necessário complementar este controle com demonstrações contábeis, nas quais o regime de competência é aplicado.

Regime de competência

Aqui o que determina a realização dos registros são os fatos geradores. Ou seja, compras, vendas e despesas realizadas a prazo são lançadas na íntegra assim que ocorrem e têm suas notas fiscais emitidas.

Com as atualizações neste regime, o responsável sempre sabe corretamente o resultado das operações feitas no período. Entretanto, o mesmo não ocorre com os resultados financeiros, o que demanda também o acompanhamento via caixa.

Na hipótese de uma venda parcelada ser feita e registrada por competência, ao final do período o documento mostrará um valor de entrada que não existe na totalidade em caixa. Então, se visualiza o fluxo em regime de caixa para que não ocorra uma constatação errada das finanças.

Como podemos utilizar os dois regimes?

Veja duas maneiras de sempre ter resultados financeiros confiáveis à mão utilizando os dois formatos:

·         Acompanhar os lançamentos pelo regime de competência no Livro Diário da contabilidade (ou em outra forma de controle, Planilha por exemplo) e fazer o fluxo pelo regime de caixa;

·         Visualizar os resultados periódicos no Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE) pelo regime de competência e manter o fluxo normalmente.

É necessário ter os registros disponíveis em ambos os regimes porque cada um deles é utilizado em uma ocasião. Ademais, em algumas situações é preciso que resultados lançados por caixa e competência sejam vistos simultaneamente. Utilize para isso um software contábil ou uma planilha preparada para isso.

No geral, ganha-se muito em qualidade analítica quando existe a possibilidade de conciliar documentos de ambos os regimes para uma visualização geral e ao mesmo tempo segmentada.

Documento complementar

Depois de o responsável definir como será feito o acompanhamento complementar pelo regime oposto ao do fluxo, basta iniciar.

O primeiro passo é estabelecer a periodicidade. E o segundo é encontrar o ponto de partida calculando as disponibilidades — dinheiro em caixa e contas bancárias — ou visualizando-as na escrituração contábil.

A partir disso, é preciso manter os lançamentos sempre em dia, apurar os saldos operacional e final e analisar os resultados.

O que é o fluxo projetado

A projeção do fluxo serve para que se tenha a previsão da situação futura da empresa em relação a capital de giro e receitas e despesas.

 

Como fazer as projeções

Teoricamente, é necessário apenas fazer lançamentos futuros e calcular os saldos. Mas, na prática, alguns cuidados têm de ser tomados.

Pelo regime de caixa, o faturamento projetado de vendas e serviços deve ser registrado pelas parcelas classificadas como recebíveis. Já as despesas previstas ainda não conhecidas podem ter os custos pagos anteriormente como base para datas e valores das projeções, enquanto parcelas a pagar já contraídas também entram no controle.

Por outro lado, para o complemento pelo regime de competência, o negócio precisa utilizar a receita de períodos anteriores como baliza para as previsões — não podendo considerar recebíveis para isso. E ele é feito com os custos totais, sem levar em conta dívidas já feitas a pagar em parcelas adiante.

Organizados os formatos de manutenção dos lançamentos projetados, os demais procedimentos são de registro e realização de cálculos. Por último, temos a comparação entre valores previstos e realizados, uma das principais funções do fluxo projetado.

 

O que é fluxo operacional

O fluxo operacional leva em conta apenas as movimentações relativas às operações da empresa, como:

·         Vendas ou prestações de serviços;

·         Folha de pagamentos;

·         Compras de materiais e produtos;

·         Pagamentos de impostos.

Por isso, a ferramenta não considera, por exemplo, gastos com telefone, manutenções imprevistas do ativo e pagamentos de aluguel. Sua função é demonstrar apenas os resultados gerados com negócios da empresa, como lucratividade operacional e capacidade de geração de capital de giro.

O que é o fluxo de caixa de financiamentos

Este fluxo é uma ferramenta específica para o controle de movimentações geradas por aportes de capital na empresa, seja de investidores ou por meio de obtenção de crédito.

Os lançamentos da manutenção desse controle podem ser:

·         Crédito tomado;

·         Capital creditado à empresa por investidores;

·         Valores pagos para amortização de capital tomado;

·         Juros pagos na tomada de crédito;

·         Emissão de debêntures;

·         Pagamento de direitos aos compradores das debêntures.

·          

Tipos de fluxo de caixa na gestão e como utilizar

Aplicar as ferramentas apenas no controle das finanças e movimentações é desperdiçar todo o potencial que elas têm, pois são muito úteis para a administração da empresa na prática.

Assim podemos definir;

 

Prever a necessidade de capital de giro

A projeção do caixa permite que o gestor preveja a situação posterior de receitas, despesas e saldos, e saiba se o capital de giro disponível futuramente será suficiente.

Essa previsão possibilita que, no caso de saldo baixo, algo seja feito com antecedência, como uma tomada de crédito. Consequentemente, o negócio não acaba se deparando com contas a vencer e sem dinheiro para pagá-las.

 

Identifique as despesas elimináveis

A atenção a entradas e saídas que a realização do fluxo de caixa exige, além da visualização delas, facilita que o responsável identifique gastos desnecessários ou que podem ser pelo menos reduzidos.

Avalie os prazos concedidos aos clientes

Analisando as movimentações o gestor pode perceber se os prazos concedidos aos clientes não colocam em risco o cumprimento das obrigações.

Por exemplo, a cada 30 dias é preciso pagar fornecedores, funcionários e demais despesas fixas e variáveis. Na hipótese de a concessão de prazos estar deixando o negócio sem capital para pagar tais obrigações quando elas chegam, é preciso revê-los.

 

Avalie todos os descontos concedidos

Quando vendas com desconto são feitas o correto é lançá-las integralmente e registrar os descontos, como se fossem saídas.

Dessa forma, fica mais fácil avaliar o impacto que eles geram no caixa e na lucratividade da empresa, evitando que sejam concedidos descontos que colocam em risco a saúde financeira sem que seja entendido pela empresa.

 

Identifique quando e mais vantajoso fazer uma negociação com seus fornecedores.

É sempre preferível pagar os fornecedores à vista ou no menor número possível de parcelas. Porém, fazer isso pode não ser possível pelo fato de uma grande saída ter potencial de deixar o caixa muito baixo.

Independentemente do caso, fazer compras e negociar prazos não devem ser tarefas feitas sem dados em mãos. É necessário ter um histórico financeiro do negócio confiável à disposição para decidir quais valores se encaixam nele sem que o capital de giro seja colocado em risco, tanto em pagamentos parcelados quanto à vista.

 

Cálculo do ponto de equilíbrio

O ponto de equilíbrio da empresa ocorre quando as receitas e despesas são equivalentes no período que foi analisado, chegando a zero de lucro. A partir disso tudo o que é faturado representa faturamento líquido.

Tendo todas as entradas e saídas, o fluxo é a ferramenta ideal para o negócio manter o cálculo do seu ponto de equilíbrio sempre atualizado. Assim, o controle de quanto tempo mensalmente as atividades demoram para cobrir os custos e gerar lucro é mantido.

Com essa medição, o responsável pode planejar ações para atingir o equilíbrio em menos dias e, consequentemente, gerar lucro maior.

Acompanhe os indicadores financeiros

Estabelecer e acompanhar indicadores é fundamental para medir o sucesso da gestão financeira e das ações relacionadas a setores diversos. E com a ajuda do fluxo de caixa, os seguintes indicadores podem ser analisados, além do próprio ponto de equilíbrio:

·         Ticket médio: o valor médio de cada venda — revelado pela divisão do valor total de entradas pela quantidade delas — é importante, por exemplo, para calcular o custo médio de cada produto ou serviço vendido e avaliar a lucratividade das operações individualmente;

·         Recebíveis: ajudam o negócio a identificar clientes inadimplentes e analisar se a realização do faturamento planejado está em sintonia com os gastos, não comprometendo o saldo do caixa.

 

Manter controle sobre aportes e seus pagamentos

Ainda que todas as movimentações relacionadas estejam na escrituração contábil da empresa e no fluxo de caixa, é melhor contar com uma ferramenta própria para o controle das entradas e saídas dessa natureza.

Veja as vantagens que o fluxo de financiamentos apresenta:

·         Rápida visualização dos custos de amortização e pagamentos de juros;

·         Facilidade no cálculo do custo efetivo total do crédito, que engloba todos os pagamentos feitos pela tomada de um capital de terceiro.

 

Auxílio na tomada de decisões

Além de medir sucesso de ações e resultados finais, gerenciar uma empresa é também tomar decisões acertadas por ela, responsabilidade constante de empresários.

Como foi possível perceber, todas as ações acima, junto à mensuração de saldos, exigem a tomada de decisões para que melhores resultados sejam alcançados ou erros sejam corrigidos. E o fluxo, com suas projeções e seus tipos, permite a realização de diagnósticos e fornece dados para que essas decisões sejam tomadas com bases reais e confiáveis.

                                        ATP – Consultoria Empresarial e Financeira 


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